与疫情共存一年有余,我们早已习惯大大小小的「新常态」,其中一些会在疫情后回归原貌,而另一些,却造就永久变革。居家工作(work from home)已然成为全球日常,微软公司在最新发布的白皮书中预言:混合工作模式(指员工部分时间在公司工作,部分时间远程工作的工作模式)将成为亚太地区的新常态。现下,不少香港企业亦准备将疫情促成的混合工作模式恒常化,这一转变不仅意味着未来办公地点变得多样,更涉及支援科技发展、工作空间再规划、人的适应等多个方面。一切都准备好了吗?我们畅想未来之时,变革其实已在悄然发生。●采、摄:香港文汇报记者 黄依江
不少企业最初都难逃疫情骤然「杀」到带来的措手不及,为保护员工健康安全而一声号令「在家工作」看似简单,新问题却迎面而来:办公工具、资料数据如何安全迁移至新的办公地点?身处异地,同事、上下级之间如何保持及时的沟通联络?工作流程由线下变为线上,当真可似一马平川,全程畅通无阻吗?应变过程中,科技支援看似是对市场需求的亦步亦趋,实则也体现出其高瞻远瞩的一面。
打造「虚拟工作间」
在家工作,仅有一部个人电脑远远不够。缺乏了功能强大的设备,又无法立刻存取所需资料数据,使疫情之初许多公司的「work from home」都成了「work from hea」。企业云端运算商Nutanix就致力于以云端存取服务支援不同企业的远程工作,确保员工无论在哪里都可以实现文件资料的存取和传递。
「如此一来,网络安全(cybersecrity)就成了其中至关重要的问题。」企业云端运算商Nutanix香港及台湾董事总经理杨君霈(Edward)表示,疫下客户对云端服务产品的谘询变多,而他们最担心的问题就是,当公司所拥有的客户资料、财务资料等上传到员工可自由存取的云端,是否仍同存放于公司电脑一样安全保密。杨君霈指出,远程工作意味着突破现实空间的限制,打造出一个虚拟(virtual)工作空间,Nutanix的目标就是在此空间中以保证数据安全为前提,设计出自动化的工作流程方案,令虚拟工作环境和现实环境一样运行无阻,甚至更加高效。
作为曾研发出产品被FBI采用的公司,确保安全性是Nutanix的强项,在疫情到来时,他们更提高了应变速度:「通常研发一个方案需要不断试验检查,以往需要好几个月,但疫情之下客户需求往往非常紧急,我们能做到在30分钟内check完,修复漏洞,立即投入使用。」杨君霈介绍,Nutanix提供的超融合方案可以令不同需求的用户从同一系统中存取各自所需的数据资料,「我们追求使用的简单便捷,打造『一个多用』的系统来简化使用者的问题。」
优化实体工作间
随混合工作模式的实施,日常在公司的人手减少,寸土寸金的香港,已有不少企业管理者开始考虑缩小办公室以节省运营成本。理光(Ricoh)香港有限公司常务董事严创基(Aaron)介绍,理光公司在4年前搬至九龙湾现址时就缩减了30%的空间,以自家「智能工作间」方案将有限空间最大程度利用,配合办公流程自动化方案,新环境下员工的工作效率不减反增。严创基指出,即使未有疫情,其实许多企业办公室已存在浪费问题:「很多公司会议室有十几间仍觉不够,需要时永远book(订)唔到,我们放sensor(传感器)在会议室桌面下做测试,最后调查出真正使用率只有10%,证明不仅不需要增加,还可以cut(删减)掉80%的房间。」他认为,在未来混合工作模式下的香港,大部分企业都可以缩减20%-30%的空间。
那么,有限空间如何利用就非常关键了。Ricoh提供的「智能工作间」方案就显得切合时宜–它超越了传统的室内设计服务,旨在以科技手段优化人与办公空间的关系。Ricoh以自己的工作间做出了一个展览室(showroom):在基础设施上,打破了固定工位形式,连管理者办公区在内,所有空间均为公共空间,员工可以按需求和喜好选择座位,不仅更自由舒适,更促进沟通效率;在办公流程上,Ricoh追求工作流程自动化,所有任务均在线上完成,因此整个办公室几乎没有纸质资料,更没有堆叠文件,减少了空间的占据,也不会因谁人不在公司而导致工作受阻;在资源分配方面,通过会议室预定系统可勘察每个房间的占用情况、使用时长,在预约时间来临前必须提前确认,严防预定功能的滥用;即使是一条不足10尺的狭长走道,亦「巧夺天工」地设计成一个小型的会议间,矮桌内的嵌入式投影设备可以做到即使有人经过,也不会挡住投影。
「『智能工作间』设计所考虑的因素无非就是科技、空间与人,首先要达到人与空间关系『友好』,在此基础上加入科技,要对人有利,那么科技必须人性化。」严创基谈到,除智能工作间设计外,他们重点推广办公流程自动化方案:「比如有大量繁复工作需要处理的公司,在流程自动化后,所需的人力与时间均减少,回报率变高。而节省的人力资源,可以用于做更多创造性的工作,达到增值的效果。」
促进变革管理
在Ricoh和Nutanix的联手合作下,已有不少公司依靠科技支援与工作间再规划的组合,顺利地开始实施混合工作模式。严创基提及,疫情的催化加快了变革发生,而令原本遥远的未来提前来到:「只要人有需求,科技不难改变,很快就可以解决问题。其实难的是科技改变后人的适应,以及公司文化的适应。」因此,Ricoh在帮助企业变革空间之时,都会协助高层进行变革管理(change management)。
他观察到,一般公司员工对远程工作和工作空间改变的抵触不高,适应较快,真正的挑战其实在于管理者:「以前是面对面工作,但现在见不到面,最首要的就是信任,而信任的建立,就需要利用软件保持远程工作中的交流与协作,让大家身处异地仍可以保持工作效率,按时完成目标。」而合作伙伴Nutanix就在此需求之下开发出可以清晰计量员工工作时间与成果的软件,令HR及管理者可以清晰直观监测员工绩效。
「其次,管理者要做的就是调整思维,进行以结果为目的的管理,而无须太过关注完成的过程。」严创基认为,管理者应比员工更主动地认识和掌握科技的运用,率先完成「接受变革」到「享受变革」的转变:「怎样可以将科技用到最好?这不是我们科技提供者能够回答的问题,而要靠管理者去欣赏与发挥它的作用,才能令变革更加有效。」